本社・店舗間の情報共有を効率化し、本社への問い合わせを30%減少！

本部からの重要な業務連絡の手段が、店長に全て依存し、業務負荷になっている現状がありました。

1. 導入前の課題と決め手について教えてください。

   弊社では、店長も施術を行うプレイングマネージャースタイルを重視しています。よって、店長の業務は多岐に渡り、施術家としてお客様一人一人と向き合いながら、店舗スタッフへの育成・フォローもしなければなりません。さらに、会社全体としては物販の強化や各種キャンペーンなど、店舗内で共有すべき情報は増えている現状がありました。
   そのような環境下で、本部からの情報共有の手段はパソコンでの店長宛メールが中心となっており、基本的には店長から現場スタッフに落とし込んでもらうスタイルでした。繁忙期は業務も多く、どうしても現場スタッフへの情報共有漏れや間違って伝達されてしまうこともありました。店長の業務負担が大きすぎるという課題を感じていました。
   shouinのタイムライン機能は、本部からアカウントを持つ全社員に向けて均一に情報発信することができるし、現場のスタッフがスマホやタブレットからいつでも情報を取得できるところが魅力的でした。

業務連絡に関する問い合わせは約3割減り、イベントや研修に関する問い合わせは増えました。

1. 具体的な活用方法を教えてください。

   現在はタイムライン機能をメインで使用しています。
   社内申請や給与明細のお知らせなどの業務連絡から、毎月の指名数ランキングや新人スタッフ紹介といった現場にフォーカスした情報発信まで、幅広くタイムライン上に投稿しています。1日の投稿数が複数になることも多いため、投稿時にタグを付与し現場スタッフが情報を探しやすくする等の工夫をおこなっています。
   カテゴリの方には、予約管理システムや勤怠管理システムのマニュアルなどをアップしています。

1. shouin導入後の変化や効果について教えてください。

   これまでは本部から各店舗への業務連絡に対して、準備や対応が後手後手になり、本部から再アナウンスや電話で現場スタッフから質問や問い合わせをもらうことが多かったです。これは店長が忙しい中でなかなかスタッフに共有できていなかったり、正しい情報を伝えられていなかったりすることが原因でした。
   タイムラインへの投稿で全社員がリアルタイムに均一の情報を見られるようになったことによって、本部への問い合わせ件数は30%ほど減りました。対応コストの削減、店長負担の軽減が見えてきていると思います。
   反対に、問い合わせが増えたものもありました。イベントへの参加連絡や研修、外部セミナーへの質問など、現場スタッフのモチベーションを上げるための仕掛けに対するリアクションはとても多くなりました。情報がきちんと伝わるようになり、現場が活性化されていることを感じています。

動画マニュアルでの育成にも力を入れていきたいと思います。

1. 今後の展望についてお聞かせいただけますか？

   タイムラインでの情報共有は全社に浸透し、現場スタッフも日々shouinにログインすることがルーティーンとなりつつありますので、今後は動画での新人トレーニングやスキルアップを目指します。
   整体のスキルだけでなく、物販での売り上げを伸ばしていくためには商品に関する知識やトークスキルが必要になります。このあたりはPDFや動画といったマニュアルコンテンツを活用していきたいと思います。

多店舗ビジネスにおいては、いかに動きながら情報をキャッチして仕事に活かすかが大切です。

1. 最後にメッセージをお願いします。

   飲食業や小売業、弊社のような健康サービス業などは、現場スタッフが常に動いて仕事をしています。いわゆるデスクワークであればパソコンからメールで情報を取得することは容易ですが、我々のような多店舗ビジネスにおいては、いつでもどこでも情報を取得できることが重要です。shouinはスマホ1台あれば、仕事の合間や通勤途中にもサッと見ることができる。情報共有だけでなく、マニュアル閲覧や動画トレーニングも同じサイトの中でできれば、shouinさえあれば仕事が回せるようになると思います。